Vos employés se moquent de votre Réseau Social d’Entreprise (RSE) !
Cet article est basé sur mon expérience de chef de projet digital dans une grande entreprise. En revanche, il est possible que nombre des problèmes que j’évoque soient inconnus des structures plus petites qui ont généralement des stratégies IT plus “agiles”…et moins de contraintes.
Il y a 2 dans le cadre d’un projet de refonte d’Intranet, j’ai travaillé sur la mise en place d’un Digital Workplace.
Pourquoi un Digital Workplace ?
- Pour rendre à un intranet corporate son status d’outil de travail et plus seulement un canal d’information top-down.
- Pour mettre en place un réseau social d’entreprise et faciliter le partage d’info et développer les communautés d’experts.
- Pour n’avoir plus qu’une plateforme qui affiche les informations en fonction du profil d’une personne (localisation, métier,…) vs une multitude d’Intranets
Sur le papier le projet avait toutes les bonnes raisons d’exister mais faute de sponsor high level il est resté dans les cartons. Des mois de travail, allant de présentations en présentations, à étudier la concurrence, les solutions disponibles, à imaginer cet Intranet “moderne”…pour rien.
Toutefois, avec le recul, je pense que l’annulation de ce projet est une bonne chose car cela ne correspondait pas aux attentes réelles des collaborateurs. Du moins pas aux principales attentes…
Pourquoi mon entreprise n’avait pas besoin d’un Digital Workplace
On entend beaucoup parler de Réseau Social d’Entreprise (RSE) mais il s’agit le plus souvent de projets casse-gueule. Gartner estime en effet à 90% le taux d’échec sur ce type de projets.
90% des projets de RSE vont dans le mur…
En effet il s’agit souvent de projets, dont la paternité revient à la fois à la DSI, à l’IT et à la Communication (avec parfois les RH au milieu). Des projets qui peuvent avoir du mal à rencontrer le succès auprès des collaborateurs (alors que ceux-ci sont de plus en plus actifs sur les réseaux sociaux). Surtout ce sont de vraies stratégies d’entreprise qui doivent être portées — et utilisées — au plus haut niveau de la hiérarchie sous peine de ne jamais décoller.
C’est la raison pour laquelle la plupart des projets de RSE sont des échecs: ils ne répondent pas à un besoin des utilisateurs finaux.
Du coup je suis passé à autre chose et j’ai réalisé dans les mois qui ont suivi que ce qu’attendent les collaborateurs est souvent beaucoup plus simple…et pourtant cruellement absent des outils mis à leur disposition.
En effet, le décalage n’a jamais été aussi grand entre les outils disponibles à titre personnels et ceux mis à disposition des collaborateurs.
La liste ci-dessous est non exhaustive mais à chaque fois basée sur des situations réelles.
Besoin #1: Un Dropbox pour partager des fichiers
Le partage de fichiers entre personnes d’une même équipe est un process désormais rôdé via par exemple des lecteurs partagés en réseau. En revanche dés qu’on sort de l’équipe les choses peuvent rapidement se compliquer. Et je ne parle pas d’échanger des fichiers volumineux avec des personnes externes…
Gérer des fichiers ou des répertoires, les partager sans avoir à demander une autorisation à l’IT devrait être SIMPLE. Savoir qui consulte effectivement les documents devrait être une fonctionnalité STANDARD.
Solution → En mettant en place une solution de stockage de fichier cloud équivalente à Dropbox, nous avons pu faciliter la collaboration entre équipes basées dans des entités et pays différents tout en ayant à des informations de tracking très précieuses comme “qui a consulté quel document ?”. Cela nous a permis de dématerialiser certains process commerciaux tout en mesurant le degré d’adoption de la solution.
Besoin #2: Un Youtube pour les vidéos internes, les tutoriels et les formations
Du fait d’une limitation ridicule, nos intranets étaient incapables de stocker des fichiers dont la taille dépassait 50Mo.
Exit donc toute véléité de proposer du contenu vidéo.
Puis, on a développé un outil interne permettant d’uploader des vidéos sans limite de taille ou de stockage et de les streamer. C’était au début uniquement pour les besoins de la Communication afin qu’elle gère ses media.
Notre “Youtube” n’était pas encore lancé que son existence avait fuité dans une demi douzaines de services qui nous contactaient pour savoir quand ils pourraient l’utiliser.
Les usages étaient très variés: vidéo du boss du département, retransmission d’un événement interne, tutoriel vidéo pour présenter une application,…
C’était le contre-exemple parfait du RSE, les cas d’usages étaient nombreux, il y avait une vraie attente des collaborateurs, mais personne ne proposait de solution.
Nous avons donc adapté cet outil pour qu’il puisse être accessible au plus grand nombre et les équipes nous bénissaient d’avoir développé une telle application car elle ouvrait des possibilités inenvisageables jusqu’ici.
Un exemple? Réaliser un tuto vidéo pour montrer une nouvelle application a remplacé la pratique consistant à coller une flopée de screenshots dans un powerpoints. Ça prend à peine plus de temps que la durée de captation vidéo et on a des stats de consultation de la vidéo. Essayez d’être aussi efficace avec un Powerpoint…
Besoin #3: Zapier ou IFTTT pour tout automatiser
Zapier ou IFTTT (pour If This Then That) sont des outils d’automatisation redoutables. Il fonctionnent en connectant des webapps pour proposer des interactions inédites.
- Créer une note de compte rendu dans Google Doc ou Evernote à chaque fois que vous avez un RDV dans Google Agenda
- Ajouter dans votre outil d’emailing ou votre CRM tous les participants à un événement
- Envoyer automatiquement le reporting de la dernière newsletter que vous avez envoyé à l’équipe Marketing
- Ajouter une tâche dans l’outil de todo de l’équipe support à chaque fois qu’un mail est envoyé à une adresse précise (ex: équipe support)
- ….
Voici seulement quelques uns des exemples de ce que permet aujourd’hui un outil comme Zapier. Car dans notre quotidien professionnel il y a des tas de tâches qu’on fait manuellement qui pourraient être automatisées et d’autres qu’on ne fait pas manque de temps mais qui pourraient également faire l’objet d’automatisations.
Et à chaque fois, on parle de quelques dizaines de minutes de mise en place. Autant dire que le retour sur investissement ne se fait pas attendre.
Solution → Passer en masse aux WebApps dés que possible car elles proposent des API facilitant les interactions entre elles. Puis créer des postes de Task Automation Officers (TAO) dont le job serait d’étudier les process métiers et de les automatiser à chaque fois que possible.
Pour résumé, c’est simplement incroyable le temps et l’énergie dépensé dans l’IT Corporate pour arriver à des solutions moins bonnes que les standards auxquels nous sommes habitués dans nos usages persos.
Il faut changer de paradigme et ne plus chercher à réinventer la roue. Embraser les nouveaux outils, les nouveaux usages en ayant une approche test & learn et en n’ayant pas peur d’investir un outil qui pourrait ne plus exister dans les 3 à 5 prochaines années. Il vaut mieux se focaliser sur le temps gagné et les économies faites plutôt que de continuer d’ignorer les nouveaux usages et laisser la porte ouverte au Shadow IT et ses risques.
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